Sok Alfresco-s projektünkben kerül elő a munkafolyamatok kérdése és sajnos az esetek egy jelentős részében a beépített BPM / Activiti megoldás nem megfelelő a felhasználónak, hiszen ezek a munkafolyamat-motorok speciális szaktudást igényelnek, így az ügyfelek saját maguk nem birkóznak meg a feladattal. Felhasználói szempontból a folyamatok modellezése, implementációja, telepítése és karbantartása is el van bonyolítva, láthatóan mérnökök tervezték mérnökök számára.

Az újragondolási folyamatban a következő szempontokat helyeztük előtérbe:

• Site-szinten legyenek definiálhatók a folyamatok, hagyományos „workflow” helyett sokkal könnyebben megérthető Feladatsorokat készítsünk
• A Feladatsorok táblázatos formában legyenek definiálhatók, minimális adminisztrációval
• A Feladatsorok létrehozását egyszerűsítsük amennyire lehet, azaz a folyamatok megfogalmazása lehessen szabad-szöveges, az emberi nyelvből mesterséges intelligencia tudjon folyamatokat készíteni
• A Feladatsorok között lehessen kapcsolatot definiálni (kapcsolódó feladatsorok), azaz egy nagyobb folyamat több egymás utáni Feladatsorra és az abban lévő Feladatokra bontható legyen
• Ne legyen szükség informatikai szaktudásra a folyamatok létrehozása, karbantartása és használata során
• Legyen lehetőség automatikus mappa és dokumentum létrehozásra a feladatokban
• Kezeljük az automatikusan létrehozott dokumentumok közötti kapcsolatot
• Lehessen felelősöket (csoport) rendelni az adott feladatokhoz, kezeljük automatikusan a jogosultságok váltását
• A feladatokat egyszerűsítsük le döntésekre és a felhasználó számára adjunk meg minden információt a döntéshez – legyen leírva, hogy mit kell csinálnia, mutassuk meg a megelőző lépéseket és a teljes folyamatot is számára
• Legyen lehetőség felhasználói Munkakosarak megjelenítésére és a munkakosár tartalmát feldolgozni
• Legyen lehetőség feladatokat AI munkatárs számára is delegálni – például egy beszerzési folyamat számla-befogadási lépései között lehet egy olyan, ahol a számla adatokat kinyeri a feltöltött dokumentumból

Lássunk egy példát a fentiekre:

Első lépésként a „TaskMaster” nevű Alfresco felhasználó létrehoz magának egy Site-ot, ahol a beszerzési folyamatait szeretné kezelni.

Mivel „TaskMaster” egy igazi „jómunkásember„, már előre összeírta magának, hogy milyen munkafolyamat alapján szeretné a beszerzéseit végigvinni. Létrehoz az Alfresco-ban egy új szövegfájlt, majd belemásolja a folyamat szabad szöveges leírását. Mivel ő nem BPM szakember, nem szeretne ennek a folyamatnak a további tervezésével és informatikai tudást igénylő implementációjával foglalkozni, ezért igénybe veszi egy AI munkatárs segítségét.

Business Workflow: Procurement, Contracting, and Invoicing Process

Actors:
1. Requester: The employee or department initiating the need for a product or service.
2. Procurement Specialist: The professional responsible for managing the procurement 
process.
3. Contract Specialist: The professional responsible for drafting, negotiating, and managing 
contracts.
4. Supplier: The external entity providing the product or service.
5. Accounting/Finance: The department responsible for processing invoices and payments.

Workflow:
1. Request Initiation
- The Requester identifies a need for a product or service and creates a purchase requisition.
- The Requester submits the requisition to the Procurement Specialist for review.
2. Procurement Review and Approval
- The Procurement Specialist reviews the requisition for completeness, compliance with 
company policies, and budget availability.

...

Azt várja el az AI munkatárstól, hogy értelmezze az általa elkészített folyamatleírást, majd az alapján hozzon létre olyan definíciót az adott Site-on, ami működőképes, de akár manuálisan módosítható is legyen bármikor.

A collAIgue nevű AI munkatárs csak arra várt, hogy kapjon egy ilyen feladatot, ő szívesen elolvassa az ilyen leírásokat, legyenek azok angolul, magyarul, németül, vagy spanyolul… Őt arra képezték ki, hogy az emberi nyelven leírt folyamatok alapján Feladatsorokat készítsen és tegyen elérhetővé Alfresco-ban. A folyamatleírásokat nem szükséges gépiesen strukturálni, lehetnek összetett mondatok, bármilyen nyelven és formátumban. Természetesen a folyamatleírásban meg lehet mondani azt is, hogy az elkészítendő Feladatsorok milyen nyelven jöjjenek létre, nincsenek nyelvi korlátok.

Miután az AI munkatárs értelmezte a folyamatleírást, az adott Site Adatlistái közé felveszi a folyamathoz tartozó Feladatsorokat, melyek egymásra hivatkozva igen komplex üzleti folyamatok leírását is lehetővé teszik. Az adatlistákat a Site-on megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók bármikor módosíthatják. Ezen módosítások azt is jelentik, hogy egyszerűen lehet az adott feladathoz felelőst rendelni.

A Feladatsorok egyes lépéseinél megadhatók sablonok is, melyek lehetővé teszik, hogy mappákat, vagy kitöltendő dokumentumokat hozzunk létre teljesen automatikusan. A folyamat során automatikusan létrehozott, vagy a felhasználók által a kijelölt mappákba feltöltött dokumentumok összekapcsolásra kerülnek. Az összekapcsoláshoz használt – szintén automatikusan generált és beállított – azonosítók formátuma akár mappa szinten beállítható, azaz megrendelés esetén kaphat „PO-xxxxxx” azonosítót.

A videón látható folyamatot a collAIgue hozta létre a szöveges leírás alapján. Minden feladathoz készített leírást is, hogy a felhasználó számára egyértelmű legyen a döntés, mikor hozzá kerül a feladat.

A folyamat indítása után lépésről-lépésre mehetünk végig a folyamatokon, ha az adott feladatnál meg van jelölve felelős, akkor ő kap értesítést a feladatról.

A Feladatsorok minden lépésénél megjeleníthetők az előző feladatok (időponttal és végrehajtóval), illetve diagram, vagy táblázatos formában látható a teljes folyamat is – minden esetben jelöljük az aktuális lépést a könnyebb átláthatóság kedvéért.

A létrehozott folyamatokat akár szekvencia-diagramon is megtekinthetjük. Ha az egyes feladatokhoz felelősöket rendelünk, az ábrán jól láthatóvá válnak az egyes szerepkörök és a felelősök által végrehajtandó feladatok is.

Egy másik, a collAIgue által generált folyamaton jól látható, hogy az általános üzleti komplexitás nem okoz gondot a Task Flow rendszerünknek:

Példa egy beszerzési folyamat generálására egy rövid szöveg alapján: Task Flow and collAIgue in action!

Az elkészült komponens az Alfresco SBE 1.11-es verziójától érhető el partnereink és ügyfeleink számára.