Partnereinknél egy DMS (Dokumentumkezelő rendszer) bevezetése során az egyik legfontosabb terület szinte mindig a pénzügy és a számlafeldolgozás automatizálása.

Van olyan partnerünk, ahol heti 10.000 számlát dolgozunk fel, a sikerkritérium, hogy 10 számlából 8 teljesen automatán kerüljön iktatásra és könyvelésre. Ezeken a számlákon nem csak a fejadatok a fontosak, hanem olyan egyedi adatokat is meg kell találnunk rajtuk, amelyek szükségesek a megfelelő „költséghelyre” való könyveléshez. Ezek az adatok szabad-szöveges információként vannak rajta a számlákon, a lehető legváltozatosabb helyeken és formátumokban.

A beérkező számlák számos különböző csatornán érkezhetnek:

• papír alapon,
• e-mail mellékletként,
• letöltési linken keresztül,
• XML formátumban,
• vagy akár közvetlenül API kapcsolaton keresztül egy számlázórendszerből.

A hagyományos működés során ezek a dokumentumok a dokumentumkezelő rendszerbe kerülnek, majd manuális adatrögzítés és ellenőrzés követi őket — ami időigényes, költséges és hibalehetőségekkel teli folyamat.

A collAIgue rendszerrel a beérkező dokumentumok előfeldolgozása teljesen automatizálható.

Mit végez el automatikusan a collAIgue?

Általános dokumentumfeldolgozás

• Dokumentumtípus meghatározás (klasszifikáció)
• Elektronikus aláírások felismerése és metaadatainak eltárolása
• Vonalkódok és QR-kódok automatikus felismerése
• OCR feldolgozás a szkennelt dokumentumokon, így azok tartalom alapján is kereshetővé válnak
• Vállalati szintű hitelesítés és elektronikus aláírás kezelés

Számlafeldolgozás

A számlának azonosított dokumentumokon további intelligens adatkinyerés történik:

• Számla fejadatok kinyerése
• Tételsorok automatikus feldolgozása
• Költséghelyek és könyvelési adatok felismerése

Automatikus validáció ERP és pénzügyi rendszerekkel

A kinyert adatokat a collAIgue automatikusan ellenőrzi az ERP- és pénzügyi rendszerekben (pl. SAP), valamint a NAV Online Számla rendszerében.

Az ellenőrzések például az alábbiakra terjednek ki:

• Kibocsátó és befogadó adatok validálása (adószám, név, partneradatok)
• Fej- és tételadatok összevetése a NAV Online Számla adataival
• Költséghelyek ellenőrzése

Mi történik az ellenőrzés után?

Ha minden adat megfelelő és az ellenőrzések sikeresek, a számla automatikusan átkerül a pénzügyi rendszerbe.

Eltérés vagy bizonytalanság esetén a rendszer manuális jóváhagyási folyamatra irányítja a dokumentumot, ahol egy adminisztrátor ellenőrizheti azt.

A collAIgue segítségével a számlafeldolgozás gyorsabbá, pontosabbá és jelentősen költséghatékonyabbá válik — miközben csökken az emberi hibák száma és nő az átláthatóság.