Partnereinknél egy DMS (Dokumentumkezelő rendszer) bevezetése során az egyik legfontosabb terület szinte mindig a pénzügy és a számlafeldolgozás automatizálása.
Van olyan partnerünk, ahol heti 10.000 számlát dolgozunk fel, a sikerkritérium, hogy 10 számlából 8 teljesen automatán kerüljön iktatásra és könyvelésre. Ezeken a számlákon nem csak a fejadatok a fontosak, hanem olyan egyedi adatokat is meg kell találnunk rajtuk, amelyek szükségesek a megfelelő „költséghelyre” való könyveléshez. Ezek az adatok szabad-szöveges információként vannak rajta a számlákon, a lehető legváltozatosabb helyeken és formátumokban.
A beérkező számlák számos különböző csatornán érkezhetnek:
- papír alapon,
- e-mail mellékletként,
- letöltési linken keresztül,
- XML formátumban,
- vagy akár közvetlenül API kapcsolaton keresztül egy számlázórendszerből.
A hagyományos működés során ezek a dokumentumok a dokumentumkezelő rendszerbe kerülnek, majd manuális adatrögzítés és ellenőrzés követi őket — ami időigényes, költséges és hibalehetőségekkel teli folyamat.
A collAIgue rendszerrel a beérkező dokumentumok előfeldolgozása teljesen automatizálható.
Mit végez el automatikusan a collAIgue?
Általános dokumentumfeldolgozás
- Dokumentumtípus meghatározás (klasszifikáció)
- Elektronikus aláírások felismerése és metaadatainak eltárolása
- Vonalkódok és QR-kódok automatikus felismerése
- OCR feldolgozás a szkennelt dokumentumokon, így azok tartalom alapján is kereshetővé válnak
- Vállalati szintű hitelesítés és elektronikus aláírás kezelés
Számlafeldolgozás
A számlának azonosított dokumentumokon további intelligens adatkinyerés történik:
- Számla fejadatok kinyerése
- Tételsorok automatikus feldolgozása
- Költséghelyek és könyvelési adatok felismerése
Automatikus validáció ERP és pénzügyi rendszerekkel
A kinyert adatokat a collAIgue automatikusan ellenőrzi az ERP- és pénzügyi rendszerekben (pl. SAP), valamint a NAV Online Számla rendszerében.
Az ellenőrzések például az alábbiakra terjednek ki:
- Kibocsátó és befogadó adatok validálása (adószám, név, partneradatok)
- Fej- és tételadatok összevetése a NAV Online Számla adataival
- Költséghelyek ellenőrzése
Mi történik az ellenőrzés után?
Ha minden adat megfelelő és az ellenőrzések sikeresek, a számla automatikusan átkerül a pénzügyi rendszerbe.
Eltérés vagy bizonytalanság esetén a rendszer manuális jóváhagyási folyamatra irányítja a dokumentumot, ahol egy adminisztrátor ellenőrizheti azt.
A collAIgue segítségével a számlafeldolgozás gyorsabbá, pontosabbá és jelentősen költséghatékonyabbá válik — miközben csökken az emberi hibák száma és nő az átláthatóság.