A dokumentumkezelés az írás feltalálása óta fontos feladat, hiszen az elkészült iratokat, ügyiratokat rendszerezetten kell ahhoz tárolnunk, hogy a rajtuk található információkhoz hozzáférhessünk. Ezt a rendszerezést saját magunkon kezdtük, a céges dokumentumtárunk – beleértve a cég alapítása óta készült összes irat elektronizált verzióját – illetve a projektjeink teljes dokumentációja is a saját magunk által testreszabott és kollégáink által napi szinten használt DMS/ECM rendszerben kerül tárolásra.
A rendszerezési igény érvényes kis- és nagyvállalati, vagy akár oktatási, közigazgatási szinten is – a napi működés során előállított dokumentumokat lehetőleg automatizált, jól áttekinthető és kereshető elektronizált irattárakban célszerű tartani. Mikor dokumentumtárat tervezünk, elmondjuk az ügyfélnek, hogy ez az eszköz nem hónapokig, hanem hosszú évekig fog működni, mindent úgy kell megtervezni és implementálni benne, hogy akár 5-10 év múlva is azt nyújtsa, amit elvárunk tőle: a dokumentumok átlátható rendszerét. Mindezeket sok százezer dokumentum, sok-sok felhasználó és az évek során elkövetkező sok-sok változás esetén is biztosítani kell.
Munkatársaink az elektronikus dokumentumtárak – beleértve egyszerű iktatási megoldásokat is -, csoportmunka és iratkezelő megoldások tervezésében, fejlesztésében is óriási tapasztalattal rendelkeznek. Projektjeinkben kizárólag a piacvezető, nyílt forráskódú alapokra építkező Alfresco ECM terméket használjuk, melynek teljes magyar nyelvű lokalizációját mi készítjük, beleértve a kézikönyveket, az oktatási anyagokat és a prezentációkat is.
Nagyvállalati – sok-százezres, illetve milliós dokumentumszámú – rendszerek mellett készítünk kimondottan kisvállalkozások számára testreszabott installációkat is, melyeket folyamatos műszaki és szakmai támogatással értékesítünk. Az Alfresco ECM-hez magyar nyelvű támogatást biztosítunk, prezentációkat tréningeket tartunk felhasználói, üzemeltetői és fejlesztői szinten is.
Tevékenységi körünkbe tartozik a cégek, szervezetek dokumentumkezelési folyamatainak átvilágítása, javaslattétel az optimalizációra és elektronizálásra, az informatikai elemek implementációja, a bevezetés támogatása, illetve az „Iratkezelési szabályzat” megfelelő módosítása is.
Kiváló hazai fejlesztő partnereinkkel közösen sok sikeres projektet tudhatunk magunk mögött, ahol Alfresco ECM backend-del valósítottunk meg komplex üzleti megoldásokat.
Az általunk testreszabott rendszerek az ingyenes Community Edition és az Enterprise licencekkel is használhatók.
Néhány extra modul, melyeket az Alfresco ECM-hez készítettünk:
- Vírusellenőrző modul
- OCR modul (szkennelt dokumentumokból kereshető PDF-eket készít, tokenizálva, szavakra indexel)
- Vonalkód, illetve QR-kód modul (QR-kódban tárolt adatok importja, vonalkód alapú szortírozás)
- Automatikus dokumentum szortírozó modul, automatikus, konvenció szerinti fájlnév és mappa-struktúra képzés
- Meta-adat alapú szortírozás, folyamatkezelés reguláris kifejezések alapján
- Gépi tanulás (Machine Learning) alkalmazása a dokumentumok osztályozására és metaadat-értékek kinyerésére
- Share felület bővítések, dinamikus adattartalom, érték-kiegészítések törzsadatok alapján, stb.
- Opcionális saját fejlesztésű HTML5 alapú dokumentumkezelő felület
- Képkezelő modul (EXIF-extra, GPS, transzformációk, geo-lokáció, arc-detektálás)
- PDF hitelesítő modul (hagyományos certificate alapú hitelesítés és NISZ AVHD integráció)
- PDF dokumentumok szeparátor oldalak szerinti darabolása, metaadat kinyerés reguláris kifejezések alapján
- HA Cluster megoldás 4.0 Community Edition-re
- TMDQ (Transactional Metadata Query) / SOLR hibrid indexelő megoldás valós idejű szakrendszer kapcsolatok kialakításához
- SOLR HA cluster kialakítása (ZooKeeper, SOLRCloud)
- Replikációs megoldások kialakítása több telephelyes környezetben
- CMIS alapú migráció, integráció (WebService, SOAP, RestFUL, BrowserBinding)
- Adatbázis alapú migráció (Oracle, MySQL, PostgreSQL)
- Replikáció alapú migráció Alfresco verziók között is
- xHTML alapú riport modul dokumentumok, folyamatok és audit riportolásra
- Riport-szerver – Office sablonokkal, tömeges és időzített riport generálás akár külső adatforrásokból is
- Teljes körű hozzáférés-audit kezelés és riport-rendszer
- Egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszer illesztés
- ERP (vállalatirányítási) rendszer illesztés, pl: SAP, Odoo
- Iktató modul és iktató rendszer illesztés
- Tömeges iratszkennelő megoldás (PDF, OCR, szeparátor oldalak kezelése, metaadatozás)
- Saját fejlesztésű, testreszabható Alfresco WEB felület, beágyazható modul (ERP, számlázó, egyéb rendszerek integrációjához)
- Extra SSO megoldások (pl.: Microsoft WS-Federation, Shibboleth)
- Magyar Share és Alfresco Explorer felületek
- Magyar nyelvű felhasználói és adminisztrátori kézikönyvek
- Irodai MFP-k (Xerox, Canon, Epson, HP, stb.) illesztése WebDAV, FTP(s) protokollon – közvetlen szkennelés Alfresco-ba
- …
Az általunk szállított Alfresco ECM installációk böngészőből elérhető felülete magyar nyelven kerül telepítésre, de természetesen az egyéb nyelvek – angol, német, francia, spanyol, kínai, orosz – is használhatók. Ügyfeleink számára a telepítéskor és testreszabáskor magyar nyelvű felhasználói és adminisztrátori kézikönyv is átadásra kerül.
Szívesen veszünk részt rendszerek migrációjában, ahol meglévő, akár rendezetlen dokumentumtárakat konvertálunk – modellek, szabályok segítségével áttekinthető, fenntartható formában biztosítjuk a dokumentumokat a felhasználók számára. Komoly tapasztalattal rendelkezünk CMIS (Content Management Interoperability Services) interfészen keresztüli dokumentumtár-, illetve egyéb rendszer-kapcsolatok kialakításában.
A dokumentumkezelő rendszer kialakítása során munkatársaink konzulensként igyekeznek a hasonló projektekben szerzett tapasztalataikat megosztva „best practice” megoldásokat mutatni az ügyfélnek, hogy a lehető legrövidebb idő alatt kialakíthassa a számára leginkább megfelelő rendszert.
A dokumentumkezelő rendszer tervezéséhez, testreszabásához tartozó módszertanunk lépései:
- A kapcsolódó szakterületek, illetve az őket kiszolgáló szakrendszerek feltérképezése – elkészítünk egy „Big Picture”-t a kialakítandó rendszerről, feltüntetve az adatkapcsolatokat
- Iratminták, dokumentum típusok begyűjtése a szakterületektől és a szakrendszerek szállítóitól – üzleti és műszaki konzultációkkal
- Metaadatok meghatározása az egyes dokumentum típusokhoz
- Modell konszolidáció, melynek eredménye egy Horizontális nézetet biztosító dokumentum modell – ez nézet biztosítja az ügyfél számára a szakrendszerektől, illetve a szakrendszerek tárolási formájától független, egységes dokumentumtárat és ad lehetőséget szakrendszerek cseréjére, összevonására, bővítésére
- Üzleti validáció a kialakított típusokra és metaadatokra
- Dokumentum modell implementáció
- Jogosultsági rendszer kialakítása (akár dokumentum típusok, szakterületek, értékkészletek alapján is) – itt meghatározásra kerülnek azok a csoportok, melyek a címtárakból kerülnek szinkronizálásra és a tagságuk számára biztosítják a dokumentumokhoz való hozzáféréseket
- Tárolási rendszer kialakítása, automatikus szortírozás – tárolási hierarchia, konvenció szerinti fájlnév képzés metaadatok alapján
- A dokumentum műveletekre (létrehozás, módosítás, törlés) épülő automatizmusok tervezése és implementációja
- Egyedi felhasználói felületek tervezése, implementációja
- Dokumentumkezelés folyamatok (workflow) tervezése és implementációja
- Időzített, háttérben futó automatizmusok tervezése és implementációja
- Automatikus metaadat-kitöltő modul kialakítása (QR kód, vonalkód alapján, OCR + Machine Learnig alapján)
- Címtárak (LDAP/AD, SSO), E-Mail rendszerek, Szkennerek integrációja
- Szakrendszerek integrációjának támogatása – elsődlegesen CMIS protokollon, illetve egyedi szervizek kialakításával, igény szerint fejlesztői oktatással
- Tömeges és terheléses tesztek kialakítása és futtatása a dokumentum-modellekben leírt típusokkal és metaadatokkal rendelkező dokumentumok generálásával és többszálú betöltésével – a tesztek során tapasztalt teljesítményproblémák jelzése és korrigálása (adatbázis, JVM, disk I/O, hálózat)
- Mentési rendszer kialakítása
- Adat-Migráció tervezése és megvalósítása
- Üzemeltetési támogatás (L2 és L3 support) biztosítása
Az Alfresco teljes magyar nyelvi lokalizációja letölthető a /kompetencia/alfresco/ oldalról.