Munkatársaink az elektronikus dokumentumtárak – beleértve egyszerű, integrált iktatási megoldásokat is -, csoportmunka és iratkezelő megoldások tervezésében, fejlesztésében is óriási tapasztalattal rendelkeznek. Projektjeinkben kizárólag a piacvezető, nyílt forráskódú alapokra építkező Alfresco ECM terméket használjuk, melynek teljes magyar nyelvű lokalizációját mi készítjük, beleértve az adminisztrátori és felhasználói kézikönyveket, az oktatási anyagokat és a prezentációkat is.
Megrendelői igény szerint az általunk szállított Alfresco rendszerekre az Enterprise kiadás gyártói támogatásához hasonló, az alaprendszer-javításokat is tartalmazó támogatást nyújtunk Community Edition esetén is. Támogatni tudjuk új DMS rendszer bevezetését a felméréstől egészen a folyamatos üzemeltetésig, felhasználói és fejlesztői oktatásokig.
Munkánk során a dokumentum modellek testreszabása mellett egyedi fejlesztéseket is vállalunk, melyek akár a Share felület bővítéseként (pl.: saját Dashlet-ek, lista nézetek, export/import funkció, stb.) vagy ADF-alapú felhasználói felületként, akár speciális, más szakrendszerekkel kapcsolatot tartó interfészek kialakítását is jelenthetik.
Alfresco ECM
A DMS (Document Management System) funkcionalitás informatikai megvalósítására az Alfresco ECM rendszert alkalmazzuk, mely jelenleg piacvezető helyet foglal el a nyílt forráskódú ECM-ek között. Az ECM (Enterprise Content Management – Vállalati szintű tartalomkezelő és csoportmunka rendszer) rendszerek célja, hogy az elektronikus dokumentumok, illetve egyéb tartalmak (képek, audió-, és videó-fájlok, blog- és naptár-bejegyzések, E-Mail-ek, Wiki oldalak, stb.) egységes rendszerben, szabályozott hozzáféréssel és automatizálható, munkafolyamatokkal vezérelhető módon legyenek tárolhatók és visszakereshetők.
Az Alfresco Software Inc. céget John Newton és munkatársai alapították, akik a „Documentum” (EMC) és az „Interwoven” rendszerek elkészítésében is részt vettek. A 2005-ös alapítás és a rendkívül aktív fejlesztési periódusok után mára elmondható, hogy az Alfresco platform az egyik legjelentősebb dokumentum kezelő rendszerré nőtte ki magát. A szoftvert sok millió letöltött példány és olyan referenciák jellemzik, mint: az Activision, az Electronic Arts, a Francia Légierő, a NASA, a Cisco, a Liverpool Women’s Hospital, az European Molecular Biology Laboratory, az American Stock Exchange, a Harvard Business, vagy a Los Angeles Times. További lista a felhasználókról: http://www.alfresco.com/customers/
Az Alfresco egy „dobozos” termék, de széleskörű testreszabási és integrációs lehetőségekkel rendelkezik, támogatja az összes olyan ipari szabványt, mely garantálja a hosszútávú, fenntartható együttműködést az ECM/DMS-hez kapcsolódó szakrendszerekkel és alkalmazásokkal.
Az Alfresco moduláris, nyílt forráskódú dokumentum-kezelő rendszer, mely alkalmas dokumentumok szerkesztésére, irattárazására (beépített Records Management modul), ezen felül csoportmunka folyamatok támogatására is. A licencköteles „Enterprise” verzió mellett a fejlesztők elérhetővé teszik – forráskóddal (LGPLv3) együtt – a szoftver „Community” kiadását is, mely adja az alaptechnológia stabilitását és rugalmasságát, illetve a széleskörű integrálhatóságot, de nem biztosít olyan fontos komponenseket, mint:
- klaszterezhetőség
- SAML SSO
- Oracle adatbázis szerver támogatás (RDBMS)
- gyártói támogatás és patch-ek az adott verzióhoz
- SalesForce, Outlook, Insight Engine, Amazon S3 konnektorok
- részletesebben: https://www.alfresco.com/ecm-software
A fentiek sok esetben kiválthatók egyéb megoldásokkal (egyéb High-Availability megoldás, Kerberos SSO, PostgreSQL és MySQL/MariaDB, custom patch-ek, egyedi fejlesztésű konnektorok, stb.), így mindig célszerű megvizsgálni, hogy az adott szervezetben elegendő-e a Community megoldás – ha igen, akkor is megvan a lehetőség egy későbbi Enterprise licencre való váltásra. A fejlesztést, testreszabást is lehet függetleníteni a kiadástól, hiszen mindkettő ugyanazt a kódbázist biztosítja, az elkészült modulok kompatibilisek lesznek mindkét rendszerrel.
Alap funkciók
Az Alfresco lehetőséget biztosít – metaadattal ellátott – dokumentumok és mappák különböző szisztéma szerinti csoportosítására és kezelésére, ezen folyamatoknak a nagy része automatizálható. Az automatizálás segítségével nagymértékben csökkenthető a hibák lehetősége (pl.: elírás), a tömeges dokumentum-kezelés egyszerűbbé válik és a rendszerbe integrált keresőmotor segítségével könnyedén kereshetünk dokumentumaink, mappáink között.
A felhasználó egyéb informatikai rendszerekből interfészeken (CMIS, ReST) keresztül, vagy megfelelő jogosultságok birtokában a beépített webalapú (Share), vagy mobil (Android, iOS) felületen keresztül érheti el az Alfresco dokumentum-kezelő rendszert. Az Alfresco Share a rendszer csoportmunka felülete, amelyet elsősorban a Site-alapú működés jellemez. A Share nem a teljes Adattárat (Repository-t) jeleníti meg a felhasználók számára, hanem Site-okra bontva, akár projektet, akár tárolási egységet leképezve az egyes Site-okkal. Minden Site saját megjelenéssel és struktúrával rendelkezhet, hozzárendelhető naptár, wiki oldal, egyedi adattár is. Az Alfresco Share használatával a felhasználónak lehetősége van a tartalmak kezelése (feltöltés, letöltés, verziózás, metaadatozás) mellett egyszerű eszközök alkalmazására is, mint például keresés, vagy böngészés a dokumentum-kezelő rendszerben lévő adatok között.
Az Alfresco indexer alrendszere (SOLR alapú Alfresco Search Service) gondoskodik a dokumentumok metaadat és tartalom-szerinti indexeléséről és a találatok authorizálásáról. A SOLR indexer folyamatosan poll-ozza (a trigger finomhangolható mind az ütemezési idő-intervallum, mind a tranzakció-szám tekintetében) az Alfresco alkalmazást és lekérdezi a legutóbb feldolgozott tranzakció óta keletkezett eseményeket, majd annak megfelelően módosítja az indexet. Az indexelt adatbázisban lehetséges komplex kereséseket is megvalósítani, akár a beltartalom és a dokumentumokhoz adott metaadatok egyidejű keresésése is megvalósítható, pl.: kérem a ma napon létrehozott dokumentumok közül azokat, melyek beltartalmában szerepel a „telefon” és „internet” kulcsszó is.
Felhasználók azonosítása, kezelése, audit napló
Az Alfresco alapokon kialakítandó rendszerek felhasználói a beépített felhasználó- és csoportkezelő rendszeren, vagy AD (Active Directory, LDAP) címtárral való szinkronizációval kerülhetnek létrehozásra. A jogosultságokat az AD-ban beállított csoport-tagságuk (szerepkör) határozza meg.
Az Alfresco belső jogosultság-kezelő rendszerében – bejelentkezési joggal rendelkező – felhasználók és csoportok hozhatók létre. Ezekhez az entitásokhoz jogosultságok rendelhetők, melyek szabályozzák az egyes tárolóhelyekhez és dokumentumokhoz való hozzáférést. Az elektronikus dokumentumtárhoz való hozzáféréshez minden felhasználó egyedi azonosítót és jelszót kap. A felhasználó sikeres bejelentkezés után csak a számára kijelölt szerepkör(ök) szerinti mappákat és dokumentumokat láthatja, csak azokat a műveleteket (írás, listázás, olvasás) végezheti el, amelyre az ő szerepköre feljogosítja.
A felhasználók és csoportok címtárakkal szinkronizálhatók, így meglévő vállalati felhasználói adatbázissal – a megfelelő query-k és leképezések Alfresco oldali beállítása után – összekapcsolhatók. A felhasználók és csoportok periodikus szinkronizálással kerülnek át az Alfresco saját címtárába, így – megfelelő konfiguráció után – akár a központi címtár elérhetetlensége esetén is biztosítható az Alfresco alapú DMS működése.
A jogosultsági szintek minden esetben egy, a rendszerbe bejelentkezett – aktív azonosítóval rendelkező – felhasználó által látható mappákat, illetve az azon belül tárolt dokumentumokhoz való hozzáférést reprezentálják. A szerepkörök definiálják a szervezeten belüli munkatípusok, feladattípusok végrehajtóinak csoportjait. A szerepköröket felhasználói csoportokkal képezzük le.
Az Alfresco ECM-ben az audit modul bekapcsolásával és konfigurálásával teljes írás/olvasás hozzáférés-napló (audit-trail) készíthető. Ezáltal az elektronikus dokumentumtárban minden egyes dokumentum teljes életciklusa és azon belül a hozzáférések részletes naplója – kereshető formában – rendelkezésre áll.
Dokumentum modellek
Az Alfresco ECM rendszerben tárolt dokumentumok az eredeti (bináris – pl.: Word, PDF, JPEG fájl) adatok mellett további, úgynevezett „META” adatokkal is kiegészülnek. A metaadatokat egyfajta „fedlapként” lehet értelmezni, ami az eredeti irathoz kapcsolódóan, mindig azzal együtt jelenik meg a rendszerben. Ezáltal nem csak a hagyományosan, az operációs rendszerekben tárolt és automatikusan kezelt létrehozási és módosítási idő, létrehozó felhasználó, fájl-méret, stb. adatokkal látható el egy dokumentum, hanem olyan extra értékekkel is, mint egy fotónak a kép készítésekor eltárolt „EXIF” adatai. Ugyanez értelmezhető egy Word, LibreOffice, PDF dokumentum belső szerkesztőjének adatában, vagy magában a szövegben, melyet az Alfresco rendszer tokenizálva indexel is.
Az Alfresco ECM komplex dokumentum-modellek kialakítását teszi lehetővé – kiegészítve a gyárilag implementált modelleket, úgymint Doublin Core, Classifiable, Taggable, Effectivity, Summarizable, Templatable, Resprictable, Complianceable:
A feltöltött dokumentumok bináris részéből a rendszer automatikus transzformációk segítségével kinyeri és indexeli a szöveges adatokat is, azaz nem csak azt tudja tárolni és visszakeresni, hogy mi a dokumentum neve, hanem azt is, hogy melyik dokumentumban szerepel egy adott kifejezés.
A bináris és metaadatokon kívül az egyes dokumentumok más, a rendszerben tárolt dokumentumokhoz, illetve tárolókhoz (mappák) való kapcsolata is leképezésre kerül – ennek legegyszerűbb megvalósulása a strukturális tárolás.
A fájlrendszerekben megszokott könyvtár-hierarchia az Alfresco rendszerben is megvalósításra került, ezt asszociációkon keresztül biztosítja. Asszociációk lehetnek szülő-gyermek (erre példa a könyvtár és az azon belül megjelenő fájl), illetve egyenrangú is, ami kettő vagy több dokumentumot kapcsol egymáshoz. A dokumentumokhoz tartozó hozzáférést szabályozó jogosultság örököltethető a szülő könyvtáraktól, illetve egyedileg is megadható, dokumentum szinten.
Mivel az Alfresco ECM – szemben a hagyományos megosztott fájlrendszerekkel – nem csak a tárolási hierarchia alapján biztosítja a dokumentumok böngészését és visszakeresését, hanem egy – automatikus – indexelő motor is rendelkezésre áll, igen komplex reprezentációkat is megvalósíthatunk vele. Az indexelő motor kereső nyelve segítségével akár a metaadatok egyes értékei, akár a dokumentumok beltartalma alapján készíthetünk listákat, majd a listákkal műveleteket végezhetünk.
Az Alfresco rendszerben tárolt dokumentum nem csak a feltöltött fájl beltartalmát, hanem az ahhoz dinamikusan hozzárendelhető egyéb adatokat is jelenti. Az Alfresco ECM lehetőséget ad a dokumentumtárban (DMS) elhelyezett mappák és fájlok hagyományos adatai (fájlnév, méret, fájltípus, bináris tartalom, létrehozó, módosító) mellett dokumentum modellek szerinti egyéb metaadatok tárolására is.
A dokumentum modellek tartalmazzák a típusokat, aspektusokat, metaadatokat, illetve a metaadatokhoz tartozó megkötéseket, melyek lehetnek mező-típus (szöveges, szám, dátum stb.) szerintiek, de akár érték szerintiek is. Ez utóbbi esetben lehetőség van fix értékkészlettel dolgozni, de akár mező-szintű validációra is (Reguláris kifejezés alapján).
A metaadatok olyan adatcímkék, amelyek a DMS rendszerben tárolt dokumentumok jellemzőire vonatkoznak (például egy képhez tartozó EXIF geo-lokáció értéke). A létrehozott metaadatok alapértelmezetten indexelésre kerülnek, azaz – a dokumentum beltartalma mellett – minden egyéb értéke is kereshetővé válik a DMS-ben.
A dokumentum modellekben leírt és fájlokhoz rendelt metaadatokat az egyéb informatikai rendszerek CMIS interfészen érhetik el – jogosultság szerint tudnak rájuk keresni, tudják módosítani ezeket -, míg a felhasználók az Alfresco Share felületen látják ugyanezeket.
A fentieken kívül címkék (tag) és kategóriák (classification) is hozzárendelhetők az egyes dokumentumokhoz.
Az Alfresco dokumentum modelljének és szerkesztő felületének ismertetője: https://docs.alfresco.com/6.1/concepts/admintools-cmm-intro.html
Munkafolyamatok
Az Alfresco ECM alaptechnológiája (ACS) tartalmazza a BPMN 2.0 szabványt támogató Activiti workflow engine-t, melynek segítségével az Alfresco alkalmazáson belül implementálhatók és futtathatók munkafolyamatok. A dokumentumkezeléshez, illetve életúthoz kapcsolódó munkafolyamatok kialakításánál lehetőség van az Alfresco API-jának használatára is az implementációban, azaz egyszerűen megvalósíthatók olyan belső automatizmusokat használó feladatok, melyek dokumentum-transzformáció (pl.: Word -> PDF konverzió), E-Mail értesítés, státusz állítás, illetve egyéb komplex műveleteket végeznek el emberi beavatkozás nélkül.
A munkafolyamatok indítására és a feladatok kezelésére mind az Alfresco Share, mind az Alfresco Mobile (iOS, Android) biztosít felületeket:
A beépített munkafolyamatok:
- Adhoc: Feladat kiosztása egy felhasználónak.
- Group Review & Approve: Csoportos véleményezés és jóváhagyás.
- Parallel Review & Approve: Több felhasználó számára kiosztott véleményezés és jóváhagyás.
- Pooled Review & Approve: Több felhasználó számára kiosztott véleményezés és jóváhagyás feladat, melyet az a felhasználó fog végrehajtani, aki először veszi át.
- Review & Approve: Egy felhasználónak kiosztott véleményezés és jóváhagyás feladat.
Az Alfresco Process Management és az Activiti Workflow Engine összehasonlítása: https://www.alfresco.com/bpm-software
Office Integráció
Az Alfresco ECM közvetlen alkalmazás integrációt biztosít mind a Microsoft Office desktop alkalmazásokhoz, mind a LibreOffice nyílt forráskódú irodai szoftverhez. Az MS Office alkalmazások számára egy Alfresco Office Services modul biztosítja a SharePoint protokollt, illetve az SSO-hoz szükséges csatornákat, míg a LibreOffice számára a beépített CMIS interfész és az ahhoz tartozó fájlkezelő panel használható.
Részletes ismertető az AOS-ról: https://docs.alfresco.com/aos/concepts/aos-intro.html
Az Alfresco-ban a Google online irodai csomagjához szintén található integrációs felület, az Alfresco Share felületről közvetlenül szerkeszthetünk a Google Docs alkalmazásaiban olyan dokumentumokat, melyek az Alfresco repository-ban vannak (CheckOut, CheckIn).
Részletes ismertető a Googel Docs integrációról: https://www.alfresco.com/products/ecm/integrations/alfresco-google-docs
Records Management / Alfresco Governance Services
Az Alfresco ECM-hez készült nagyvállalati, illetve államigazgatási iktató-rendszer (Records Management), melyet immár Governance Service-nek hívnak. Ez a modul biztosítja az ECM-be kerülő dokumentumok manuális, vagy automatikus, szabályozható iktatását, illetve a rekordok kezelését, visszakeresését, iratok közötti kapcsolatok kialakítását, hozzáférés-napló megjelenítését.
Részetes ismertető az AGS-ről: https://docs.alfresco.com/ags-community/concepts/welcome-rm.html
Fejlesztés, testreszabás
Az Alfresco ECM kialakításakor a fejlesztők kiemelten kezelték a fejlesztési, testreszabási lehetőségek kialakítását, méghozzá maximálisan ragaszkodva az iparági szabványokhoz. Az interfész protokollok közül elsőként az Alfresco-ban jelent meg stabil CMIS implementáció (azóta az összes piacon lévő termék támogatja ezt a protokollt), a termék első verziójától kezdve elérhető a JAVA API, illetve annak egyszerűsített szerver oldali JavaScript rétege is.
Mivel az alkalmazás több – funkció szempontból letisztult – rétegből áll, az egyes rétegek között szervizeken történik a kommunikáció.
Az Alfresco API-k vázlata:
Az Alfresco API Guide elérhetősége: https://docs.alfresco.com/6.1/concepts/dev-api-intro.html
Az Application Development Framework ismertetője: https://www.alfresco.com/abn/adf/
Az Alfresco magyar nyelvi lokalizáció letöltése:
- Alfresco-5.2-Hungarian-20180327
- Alfresco 6.x, 7.x
A nyelvi csomag (mely tartalmazza a repository és share AMP-okat) telepítésének részletes leírása: https://docs.alfresco.com/5.2/tasks/amp-install.html