Az SAP felhős megoldásai (pl.: SAP Cloud ERP, S/4HANA) lehetővé teszik, hogy akár egy on-premise CMIS repository-ban is tárolhatók legyenek az SAP dokumentumai, feltéve, ha az a repository megfelel a CMIS 1.1 szabványnak, illetve képes fogadni az SAP dokumentum modelljeit.

A CMIS 1.1 (Content Management Interoperability Services) egy nyílt szabvány, amelyet a OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) fejlesztett ki, hogy különböző dokumentumkezelő rendszerek közötti interoperabilitást biztosítsa. A protokoll célja, hogy egységesített módon lehetővé tegye a dokumentumok tárolását, kezelését és megosztását különböző platformokon és rendszereken keresztül.

Ez marketing szempontból elég szépen hangzik, viszont a CMIS protokollt támogató rendszerek (Microsoft SharePoint, IBM FileNet, Alfresco, Nuxeo, stb.) integrációja egy felhős SAP-val azért nem is olyan egyszerű dolog. A CMIS szabvány implementációja ugyanis rendszerenként eltérő lehet, és az SAP dokumentummodellek kezelése is típus-mapping problémákat vethet fel. Munkatársaink hazai SAP szakértőkkel (Kontron SAP team) közösen elkészítették az Alfresco Community és Enterprise rendszerhez azt a CMIS integrációs megoldást, mely képes az SAP Cloud ERP rendszerrel is együttműködni.

Az integráció teljeskörű, működik közvetlen és Cloud Connector-on keresztüli kapcsolaton is, sőt lehetőséget ad egy Alfresco repository-ban több SAP adatbázis létrehozására is. Ez különösen hasznos lehet olyan vállalati környezetekben, ahol több SAP rendszerrel kell együttműködni, vagy ahol különböző üzleti egységeknek különálló adatbázisokat (környezetek saját repository-kkal) kell kezelniük.

Ezzel a megoldással lehetővé válik a collAIgue – Alfresco – SAP integráció is, mely során az Alfresco-ba érkező dokumentumok automatikus előfeldolgozás után, már kitöltött metaadatokkal kerülnek az SAP-hoz. Ez a folyamat jelentősen csökkenti a manuális adatbeviteli hibákat, és felgyorsítja az üzleti folyamatokat. A megoldás különösen előnyös lehet olyan dokumentumok esetében, ahol nagy mennyiségű metaadatot kell kitölteni, például szerződések, számlák vagy egyéb üzleti dokumentumok feldolgozásakor.

Az Alfresco DMS funkcionalitása további lehetőségeket is biztosít az integráción keresztül:

• Szkennerek integrációja, a szkennelt iratok OCR-ezése, klasszifikációja és átadása az SAP-nak
• E-Mail-ek fogadása, előfeldolgozása és átadása az SAP-nak
• SAP-ban előállított iratok publikációja az Alfresco DMS-en keresztül (pl. tömeges E-Mail kiküldés, portál funkció)
• Tartalmi keresés az SAP által előállított dokumentumokban
• SAP-releváns és nem-releváns iratok egyidejű tárolása és asszociációja a dokumentumkezelő rendszerben
• Közös dokumentum-szerkesztés eredményének PDF formátumú átadása az SAP-nak
• Alfresco-ban indított munkafolyamat eredményterméke SAP-ba kerül

A megoldás továbbá biztosítja, hogy az SAP-ból érkező dokumentumok is könnyen kezelhetők legyenek az Alfresco rendszerben, és vissza is irányíthatók az SAP rendszerbe szükség esetén. Ez a kétirányú kommunikáció lehetővé teszi, hogy a dokumentumok életciklusának minden szakaszában nyomon követhetőek, és az adatbázisok között könnyen szinkronizálhatók legyenek.

Az Alfresco SBE 24.2-es verziójától minden kiadásunkban benne lesz az SAP integráció is, melynek karbantartását is munkatársaink végzik.