2008 őszén – pontosabban szeptember tizedikén – megszületett végre egy draft, ami úgy kellett már a dokumentum kezeléssel foglalkozó fejlesztőknek, mint egy falat kenyér. Ez a CMIS draft egy ezeréves hiányt pótolva, a dokumentum kezelő rendszerek közötti átjárhatóságot (tudományosabban interoperábilitást) írja le egy XML nyelvű protokoll segítségével. A kezdeményezéshez már csatlakozott az IBM, a Microsoft, az Oracle, az SAP és az EMC is, továbbá a nyílt forráskódú rendszerek közül közül az Alfresco és az Open Text, illetve a Nuxeo is.
A bejelentésben az szerepel, hogy az ECM (Enterprise Content Management) rendszerek készítői a WEB-es alkalmazások számára egy közös kommunikációs platformot dolgoznak ki majd átadják szabványosításra az OASIS-nak (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). A munka 2006 végén kezdődött és két év alatt – ismerve ezen nagy cégek mozgási sebességét ez igen rövid időnek mondható – sikerült eljutni egy publikus minta (draft) verzióig.
Úgy tűnik a ECM iparban a nyolcvanas évektől használt SQL nyelv ideje lejárt és a Web 2.0 került felülre, azaz a bináris protokollok helyett a szószátyár (XML) protokollok jönnek. Ha az AJAX rendszerek utóbbi időkben tapasztalható térnyerését vizsgáljuk – ami ebben a szektorban is érezhető a platform függő alkalmazások kárára – logikus lépésnek tűnik az XML kommunikáció bevezetése.
A CMIS protokollt SOA környezetben használva az általános csatoló felületen keresztül az alkalmazások számára transzparens dokumentum tárolók jöhetnek létre, akárcsak egy file-rendszerben. A server és desktop alkalmazások sem tudnak arról, hogy milyen háttértároló és milyen file-rendszer (HFS+, NTFS, FAT32, XFS, EXTFS) biztosítja számukra az állományokhoz való hozzáférést, egyszerűen az erre hivatott protokollt használva tudnak hozzáférni az adatokhoz. Ezen protokollon keresztül Office alkalmazások (pl. LibreOffice 4.x, Microsoft Outlook, Office, stb.) és rendszer-rendszer kapcsolatot megvalósító interfészek is elérhetik az rendszerben tárolt dokumentumokat.
A CMIS protokollon kapcsolódó Office alkalmazásokban nem csak a dokumentumok betöltése és mentése válik lehetővé, hanem a szerkesztéshez tartozó „Check-Out” (szerkesztésre átvéve) és „Check-In” (szerkesztés befejezve) is elvégezhető, anélkül, hogy a felhasználónak a dokumentumot külön le kéne töltenie a szerverről.
Az Alfresco ECM-ben a kérést végrehajtó entitás azonosítása után a teljes dokumentumtári tartalom elérhető CMIS protokollon keresztül. A dokumentumok közötti – hozzáférési jogosultság alapú – keresés, illetve a találatokhoz tartozó bináris és meta adatok lekérése szintén a CMIS protokoll adta kommunikációs nyelven keresztül történik.
A Content Management Interoperability Services (CMIS) szabvány alapvető dokumentum- és tartalomkezelő szolgáltatásokat definiál. Lehetőség van a CMIS-en keresztül SQL-hez hasonló – az SQL-92 „SELECT” formátumán alapuló – lekérdezőnyelven keresni is a dokumentumok között.
Az Alfresco Document Management rendszer a CMIS szabványon implementált szolgáltatásokat valósítja meg, melyek tartalmazzák a felsoroltakat:
- Tartalomstruktúra definíciója (content modeling)
- A tartalmak (dokumentumok) létrehozása, módosítása és törlése a hozzájuk tartozó kapcsolatokkal és meta-adatokkal együtt
- Dokumentumok lekérdezése
- Dokumentumok jogosultságkezelése
- Dokumentumok verziókezelése
- Zárolás
- Dokumentumokkal kapcsolatos események követése
- Auditálás, naplózás
- Importálás / Exportálás
Az Alfresco Document Management rendszerrel megvalósítható egy olyan, dokumentumok tárolására, egységes szabályok szerinti kezelésére és elérhetővé tételére alkalmas informatikai szolgáltatás, mely révén a további informatikai rendszerelemekhez nem kell külön-külön dokumentumkezelő képességeket fejleszteni. A dokumentumok központosított kezelése továbbá biztosítja, hogy valamennyi rendszer, akár a dokumentumok legteljesebb körével dolgozhasson. A dokumentumokhoz kapcsolódó jogosultságok jobban kontrollálhatók, valamint a dokumentumok üzembiztos kezeléséhez kapcsolódó feladatok – mint a biztonsági mentés, vagy helyreállítási terv készítése – kézben tarthatóbbak, mint sok kis különálló dokumentumtár esetén.