Az Alfresco SBE-be integrált, öntanuló AutoMeta komponensek segítségével jelentősen felgyorsítható és pontosítható a dokumentumkezelés adminisztratív része. A dokumentumképekhez tartozó metaadatokat – dokumentum típus, partner, projekt, eszköz, azonosító, dátum, összeg, stb. – automatikusan kinyerjük, így az adminisztráción dolgozó munkatársnak már csak a korrekció (amivel egyben tanítja is a rendszert, hogy legközelebb pontosabban nyerhesse ki az adatokat), illetve a jóváhagyás a feladata.

A felismert adatok alapján – szintén öntanuló módon – az Alfresco SBE képes meghatározni a dokumentumok közötti kapcsolatot is. Példaként egy feltöltött “Számla” típushoz kiválasztja a már meglévő “Teljesítés igazolást” a dokumentumtárból. Ezzel automatikusan előáll egy dokumentum kapcsolati háló, mely megkönnyíti a dokumentum életutak későbbi validációját is.

Tapasztalataink szerint az Alfresco SBE-ben a metaadatok kitöltésére fordítandó idő mintegy harmada, negyede a manuális adatfeldolgozásnak és az adatminőség is jelentősen javul a gépi felismerésnek köszönhetően.

A dokumentumot sikeres “indexelés”, azaz metaadatokkal való ellátás után az Alfresco SBE automatikusan átnevezi és a tároló struktúrába szortírozza.

Az Alfresco SBE-vel nem csak egy alkalmazást kapnak az adminisztrátorok és iratkezelők, hanem egy új munkatársat is, aki asszisztensként a kezük alá dolgozik, pillanatok alatt felismeri és előkészíti a metaadatokat jóváhagyásra.